Meble metalowe – idealna archiwizacja dokumentów

Meble metalowe a wygodne składowanie dokumentów

Zarówno przechowywanie bardzo ważnych umów, kontraktów, faktur, dokumentacji projektowej czy danych osobowych jak i ich późniejsza archiwizacja to bardzo istotne zagadnienie. Powinno być uregulowane w każdym przedsiębiorstwie. Inaczej przechowuje się bieżące dokumenty, do których często się wraca i które cały czas są w tzw. obiegu, natomiast innymi zasadami rządzi się archiwizacja. Zasady obu tych terminów powinny być znane wszystkim pracownikom, którzy powinni się do nich stosować, aby nie wywoływać niepotrzebnego chaosu. Przez niewiedzę oraz brak jasno wytyczonych reguł niektóre dokumenty mogą ulec zniszczeniu lub mogą się zagubić. Może to być bardzo brzemienne w skutkach. Zawczasu więc należy opracować konkretny i klarowny regulamin i przywołać pracowników do jego stosowania. Ważne jest także wyposażenie. Meble metalowe do najważniejszych dokumentów powinny być w każdym biurze.

Należy wyznaczyć odpowiednie pomieszczenie na archiwum

Stare dokumenty na temat zakończonych już projektów można swobodnie zarchiwizować, skoro nie będą nam już potrzebne. Czasami jednak zdarza się, że powracamy do niektórych dokumentów by móc wyjaśnić wszelkie niejasności, konkretnie odpowiedzieć na zadane pytania lub sięgnąć do zastosowanych wcześniej rozwiązań i zerknąć do obliczeń. Takie dokumenty muszą być odpowiednio przechowywane, aby nie uległy zniszczeniu. Przede wszystkim należy wyznaczyć odpowiednie pomieszczenie na archiwum, w którym będzie można ustawić szafy metalowe oraz szafki kartotekowe z dokumentami. Meble metalowe najlepiej nadają się przechowywania i archiwizacji dokumentów z uwagi na ich wysoką trwałość, odporność oraz duże obciążenie. Ponadto większość szaf i szafek posiada możliwość zamykania na klucz, a więc można istotne dokumenty ukryć przed niepowołanymi osobami. Do archiwizacji dokumentów powinna zostać wyznaczona jedna osoba, która będzie czuwać nad ich odpowiednim ułożeniem i kondycją. Należy również pamiętać o tym, iż dokumenty nie mogą być przechowywane w zbyt wilgotnym pomieszczeniu, ponieważ mogą ulec zawilgoceniu i zniszczeniu. Ponadto poziom temperatury również musi być optymalny.

Pomocne akcesoria do archiwizacji dokumentów

Szafy metalowe i szafki kartotekowe to doskonałe meble do archiwizacji. Na rynku można dostać dodatkowe akcesoria, które znacznie ułatwią segregację całych działów dokumentów. Chodzi konkretnie o pomocne kartonowe pudełka archiwizacyjne, teczki, klipsy i metalowe regały, na których należy składować całość dokumentacji. Do jednego pudełka zmieści się cała dokumentacja projektowa dotycząca jednego, konkretnego projektu – wówczas odnalezienie interesujących nas faktur, rysunków, umów i innych dokumentów nie będzie stanowiła większego problemu. Oczywiście pudełko musi zostać odpowiednio i czytelnie opisane oraz ustawione na regale w odpowiednim miejscu. Meble metalowe w postaci lekkich, modułowych regałów to idealna opcja do archiwum. Można zestawiać je ze sobą tworząc ogromne regały, przenosić półki i ustawiać je na różnych wysokościach. Są bardzo poręczne i funkcjonalne podobnie jak szafy metalowe oraz szafki kartotekowe.

Jak długo należy przechowywać dokumenty?

Wszystko zależy od rodzaju dokumentacji. Faktury oraz dokumenty księgowe muszą być archiwizowane przez firmę przez okres pięciu lat począwszy od zakończenia roku podatkowego. Podobnie sprawa ma się jeśli chodzi o dokumentację związaną z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Tutaj również wszelkie dokumenty należy przechowywać przez okres pięcioletni. Nieco inaczej sprawy się mają jeśli chodzi o dokumenty pracownicze i kadrowe – dokumenty, na podstawie których można obliczyć emeryturę oraz rentę. Te należy archiwizować prze co najmniej 50 lat! W przypadku, kiedy taka dokumentacja zostanie zniszczona lub zagubiona, Urząd Skarbowy może wyciągnąć konsekwencje prawne w stosunku do danej firmy. Dlatego też tak ważna jest zarówno archiwizacja sama w sobie oraz określenie jej jasnych i klarownych reguł. Takich jak i odpowiednie przechowywanie wszystkich starych dokumentów, do których wgląd może mieć Urząd Skarbowy.