Jak zapewnić gościom komfort podczas konferencji?

Organizacja konferencji to zadanie wielotorowe. Oprócz kwestii związanych z samymi wykładami, warsztatami czy przemówieniami, osoby odpowiedzialne za spotkanie muszą jeszcze przemyśleć wiele innych spraw, w tym te podstawowe jak odpoczynek, posiłki oraz noclegi dla zaproszonych gości i prelegentów. Najważniejsze, by w ostatecznym rozrachunku, uczestnicy konferencji wrócili z niej zadowoleni. Jak to zrobić? Pomyśl o zapewnieniu im jak najwyższego komfortu!

Wygodne krzesła z pulpitami

Zazwyczaj konferencje organizowane są w salach na co dzień nieprzystosowanych do tego typu spotkań. Wówczas najprostszym rozwiązaniem jest ustawienie krzeseł w rzędach na wprost pulpitu czy ekranu telewizora. Szkoda miejsca na dostawianie stolików, zwłaszcza jeśli pomieszczenie i tak jest już nie największych rozmiarów. Jak rozwiązać taką sytuację? Najlepiej dokręcić do krzeseł specjalne obrotowe pulpity. Zadbaj także o to, by krzesła miały wygodne siedziska oraz stabilne oparcia. Całodzienna konferencja może skutkować bólami kręgosłupa czy zmęczeniem, a z pewnością nie chcesz, by tak zapamiętali ją goście.

Pakiety informacyjne oraz zestawy powitalne

Przygotuj pakiety informacyjne dla uczestników spotkania. Najlepiej spakuj je w torbę płócienną bądź papierową z logo firmy. Co powinno znaleźć się w takim pakiecie? Ulotki sponsorów i organizatorów, mapa, przewodnik po mieście czy okolicy, identyfikatory, bony na obiady i wszelkie niezbędne informacje. Zadbaj też, by zaraz przy wejściu na salę czekały na gości zestawy powitalne, czyli termiczne dzbanki z wodą, kawa, herbata, kubki oraz przekąski. Myślenie o takich szczegółach podnosi rangę konferencji.

Posiłki i nocleg

Najczęściej na warsztaty i konferencje przyjeżdżają goście z różnych miast. Być może będą po raz pierwszy w miejscu, gdzie organizujesz spotkanie. Trzeba więc pomyśleć o załatwianiu spraw związanych z noclegiem oraz wyżywieniem. Uczestnicy będą wdzięczni, że nie muszą martwić się o takie kwestie.

Powodzenie konferencji nie zależy jedynie od listy znanych prelegentów czy interesujących tematów. Spraw, by goście poczuli się komfortowo, a z pewnością opuszczą spotkanie z dużym uśmiechem.